Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF przygotowując się do systemu, który będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. (dla sektora MŚP nierozliczającego się z VAT od 1 stycznia 2025 r.). Obecnie e-faktura działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Wdrożenie obligatoryjnego KSeF zoptymalizuje fakturowanie, obieg dokumentów i wykorzystywane przez przedsiębiorców systemy fakturowe.

Konsultacje z biznesem

Ministerstwo Finansów (MF) przeprowadziło szerokie konsultacje publiczne projektu ustawy wdrażającej KSeF. Został on odpowiednio dostosowany do oczekiwań przedsiębiorców.

Wprowadzono zmiany uwzględniające postulaty rynku:

• Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
• Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
• Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
• Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
• Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
• Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
• Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
• Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
• W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
• Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
• W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
• Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
• Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

Po uchwaleniu ustawy MF rozpocznie formalne procesy konsultacji z biznesem rozporządzeń wykonawczych.

Korzyści z wdrożenia KSeF

Ujednolicenie zasad fakturowania oraz cyfryzacja rozliczeń oznacza szereg korzyści dla przedsiębiorców.

Korzyści podatkowe:

• Podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego otrzyma ten zwrot w krótszym okresie. Maksymalny podstawowy termin zwrotu skrócono z 60 do 40 dni, co korzystnie wpłynie na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw.
• KSeF to łatwiejsze i szybsze korygowanie faktur.
• Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
• Mniej obowiązków - podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

Korzyści biznesowe:

• Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zapewnia przedsiębiorcom uczciwą konkurencję. Nabywca ma pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.
• Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało również wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności.
• Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym.
• Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności. Wprowadzenie automatyzacji w procesie księgowania zredukuje liczbę pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych. Brak konieczności skanowania czy przepisywania faktur w formie papierowej czy graficznej – z XML-a można je bezpośrednio importować do systemów.
• Usługa przechowywania oraz archiwizacji e-faktur przez okres 10 lat zapewniona przez jest przez administrację, co daje możliwości dużych oszczędności związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów. 

Bezpłatne narzędzia KSeF dla podatników

Aplikacja Podatnika KSeF posiada funkcjonalności pozwalające na zarządzanie procesem fakturowania w każdym przedsiębiorstwie. Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia:

• korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników,
• zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami,
• wystawianie i odbieranie e-Faktur w KSeF,
• podgląd e-Faktury (anonimowy dostęp do e-Faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech),
• weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF (bez konieczności logowania).

Użytkownicy Aplikacji Podatnika mają do dyspozycji dwa dodatkowe środowiska testowe:

• wersję testową
• wersję przedprodukcyjną (demo).

Aplikacja e-Mikrofirma jest dostosowana do KSeF i umożliwia:

• powiązanie istniejącego konta z KSeF,
• wystawianie faktur w KSeF,
• odbieranie faktur z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

Aplikacja mobilna KSeF będzie dostępna w I kwartale 2024 r. Umożliwi wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie e-faktur w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca.

Dostępność i bezpieczeństwo KSeF

Dostęp do danych KSeF możliwy jest wyłącznie w toku czynności kontrolnych, sprawdzających, w trakcie postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej KAS.

KSeF cyklicznie przechodzi szczegółowe testy bezpieczeństwa. Zarówno dane w ramach KSeF jak i sama komunikacja z KSeF są szyfrowane. Autoryzacja w systemie jest zabezpieczona na najwyższych dostępnych poziomach. Wprowadzono mechanizm uwierzytelnienia pozwalający na weryfikację tożsamości podmiotu próbującego uzyskać dostęp do systemu.

KSeF jest utrzymywany przez Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF) i dostępny 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu.

Struktury logiczne KSeF

29 czerwca 2023 r. opublikowano zaktualizowaną wersję wzoru struktury logicznej FA(2) na ePUAP.

W lipcu 2023 r. udostępniono środowisko testowe dostosowane do struktury logicznej wraz z dokumentacją, a 1 września 2023 r. będzie dostępne środowisko produkcyjne.

Więcej informacji na temat wzorów struktury logicznej w komunikacie KSeF - zaktualizowana wersja wzoru struktury FA(2)

Szczegółowe informacje o KSeF i narzędziach dla podatników na stronie podatki.gov.pl/ksef

Pytania dot. KSeF można kierować na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

Materiały

Prezentacja Krajowy System e-Faktur (PDF, 2.83 MB)